Die interne Digitalisierung von Gemeinden

Digitalisierung von Kirche geht auch nach innen und betrifft die interne Struktur sowie Kommunikation. In Teil 4 zum Thema „Digitalisierte Gemeinde“ geht es um Clouds, WLAN, Slack und mehr! #digitalekirche #digitalegemeinde #digitalisiertegemeinde

Zugegeben: Ich denke bei „digitalisierte Gemeinde“ meistens auch an Dinge, die die Öffentlichkeit direkt betreffen. Das siehst du zum Beispiel bei meinen „9 Merkmale einer digitalisierten Gemeinde„. Und ja, vielleicht wäre es durchaus passend als 10. Merkmal die „interne Digitalisierung“ aufzunehmen. Ich finde den Punkt aber letztlich so wichtig, dass er einen eigenen Beitrag erhält.

Wie bei allen meinen Beiträgen zur digitalisierten Gemeinde gilt: verstehe meine Beiträge als Impuls, aber nicht als allumfassend. Aber ich habe einmal überlegt, was für mich zur internen Digitalisierung von Gemeinden dazu gehört – und herausgekommen sind diese Punkte:

Digitales Feedback
Ich habe bei mir in der Gemeinde ein Quartalsfeedback für alle Mitarbeitenden per SurveyMonkey eingeführt. Alle Angestellten, Honorarkräfte und Ehrenamtlichen erhalten einmal im Quartal eine Mail mit der Bitte Feedback zu geben, wie es ihnen gerade in der Gemeinde geht. Ganz klar: das ersetzt keine Gespräche. Aber für mich ist das durchaus spannend zu sehen und ich habe ein Gefühl für die Stimmung unter den Mitarbeitenden.

Mitarbeiter-News 
Bei uns gibt es einerseits jeden Montag den Newsletter per Mail/WhatsApp für alle, die sich dafür eintragen. Darüber hinaus verschicke ich aber jeden Sonntag die sog. „Sonntagsmail“ an alle Mitarbeitenden. Sie können sich aussuchen, ob sie diese Info per Mail oder WhatsApp erhalten möchten. Bei einigen wenigen muss es aktuell auch noch ausgedruckt werden, da sie keinen digitalen Zugang haben. Was ich daran aber sehr gut finde: ich kann einmal die Woche alle Mitarbeitenden kurz und knapp informieren, ob in der kommenden Woche etwas Wichtiges ansteht etc. Das wäre ohne digitalen Weg kaum möglich.

Mitarbeiter-Mail
Das mag klein und unbedeutend sein – aber ich finde es wichtig: Bei uns hat bislang jeder angestellte Mitarbeiter eine eigene Gemeinde-Email. Also so wie meine: j.goebel@auferstehungskirchengemeinde.de. Ich finde das wichtig, damit niemand gezwungen ist, seine private Accounts zu nutzen. Mittelfristig möchte ich das auch für alle Honorarkräfte und Ehrenamtlichen anbieten. Außerdem ist das in der Außenwirkung auch schöner, wenn man als Mitarbeiter der Gemeinde z.B. per Mail Kontakt mit „außerhalb“ hat.

WLAN
Bei uns ist es jetzt fast fertig eingerichtet: WLAN in allen Räumen der Gemeinde. Wir nutzen dieses bislang nicht als Hotspot. Zugriff haben aber alle bei uns Mitarbeitenden – vorrangig vor allem dafür gedacht, dass auch unsere Gruppen und Veranstaltungen immer mit Internet arbeiten können. Ein Hotspot wäre nochmal ein eigenes Thema. Ich würde aber sagen, dass jede Gemeinde freies WLAN anbieten sollte. Für meine Konfi-Arbeit ist es zum Beispiel unerlässlich (ich gebe aktuell meinen Konfis den Zugang für die Mitarbeitenden).

Ich halte beim WLAN eine Dreiteilung für absolut wichtig und richtig: a) Netzwerk 1 für innerste Arbeitsbereiche (Pastorat/Büro) b) Netzwerk 2 für alle Mitarbeitenden c) Netzwerk 3 als Hotspot für alle

Dafür ist natürlich schnelles Internet nötig. Aber ganz ehrlich… das kostet inzwischen wirklich nicht mehr die Welt.

Digitale Raumpläne&Kalender
Je nach Landeskirche, Kirchenkreis und Gemeinde werden hier schon unterschiedlichste Systeme in Teilen eingesetzt. Bei uns gibt es gerade das Programm „ODiLo“ (Optimal Digital Loslegen) und in diesem Zuge wird das Programm „Churchtools“ quasi auf alle Gemeinden hier bei uns in der Region ausgerollt. Ob das jetzt das beste ist weiß ich nicht, aber der Gedanke dahinter ist wichtig: Auch das interne Gemeinde-Management profitiert von den digitalen Möglichkeiten.

Bei uns sind jetzt der Raumplan und der Gemeindekalender komplett digital. Zugänge werden von mir vergeben und kontrolliert. Und ich finde den Mehrwert immens. Jeder mit Zugang sieht das, was er/sie sehen soll. Statt nur beim Pastor oder nur im Büro liegen ganz viele Informationen jetzt jederzeit für alle Interessierten in dem Maße vor, wie sie vorliegen „sollen“.

Und daraus ergeben sich dann viele Ergänzungsmöglichkeiten. Woran ich gerade denke/arbeite: Ich würde gerne unsere Heizung mit dem Raumplan zusammenbringen, so dass wir bestenfalls deutlich an Heizkosten sparen können.

Go for Slack&MS Teams!
Programme wie Churchtools oder auch Churchdesk können einiges, aber was sie nicht können ist das, wodrin Slack und MS Teams aktuell klare Marktführer sind. Wer es von euch nicht kennt: Im Prinzip ist es eine Mischung aus Forum und Chat. Ich würde sagen: es ist ein Organisationstool.

Slack habe ich sehr lange sehr aktiv genutzt, für meine Gemeinde hier werde ich jetzt auf MS Teams umstellen, da die Anbindung an die übrigens Microsoft Office Programme einfach besser ist (und mit denen arbeiten wir hier).

Ganz klar: Die meisten der Mitarbeitenden hier in meiner Gemeinde würde MS Teams überfordern. Deshalb wird es hier auch keine Pflicht, aber ich möchte es frühzeitig einführen und dort nutzen, wo es geht. Quasi Stück für Stück (vermutlich über Jahre) einführen. Aber: aus meiner Sicht ist es das absolut wert.

Cloud basiertes Arbeiten
Was ich richtig schlimm finde? Wenn jemand eine Excel-Liste herumschickt und jeder soll da was eintragen. Leute! Nein! Einfach… nein. Was die gesamte Arbeit unendlich vereinfacht? Wenn man mit Dokumenten arbeitet, die online verfügbar sind. Alle greifen also auf das gleiche Dokument zu.

Wir arbeiten bei uns hier z.B. mit einem online-Dokument, in dem alle Gruppenleiter jede Woche eintragen, wie viele Leute da waren. So können wir jederzeit sehen, wie unsere Gruppen derzeit besucht sind.

Ganz klar: hier muss man sich genau anschauen, wo Überschneidungen mit Programmen wie Churchtools sind. Z.B. kann man dort „Dienste“ anlegen und theoretisch kann man darüber dann Küster-Listen machen. Wer Churchtools nicht hat oder noch nicht soweit ist: dann legt euch eben ein online-Dokument an, in dem eingetragen wird, wann wer Küsterdienst macht.

Welche Cloud sollte man nutzen? Meiner Meinung nach empfiehlt sich für Gemeinden aktuell das Office 365 Paket. Solide Programme, eine Cloud (die inzwischen auch in Deutschland die Daten speichert!) und mit MS Teams eine perfekte Ergänzung.

Soviel an meinen aktuellen Ideen rund um die interne Digitalisierung von Gemeinden. Was denkst du darüber? Ergänzungen, weitere Ideen oder Kritik? Immer her damit! Gerne die Artikel auch teilen und fühl dich frei #digitalegemeinde zu nutzen.

Hier nochmal als Übersicht alle Artikel aus der Serie:

Teil 1 „9 Merkmale einer digitalisierten Gemeinde„.
Teil 2 „5 Gründe für eine digitalisierte Gemeinde“
Teil 3 „4 Grundsätze einer digitalisierten Gemeinde„.
Teil 4 „Die interne Digitalisierung von Gemeinden“
Teil 5 „Checkliste für eine nachhaltige Digitalisierung von Kirche“
Teil 6 „Wie kann ich Predigten als Podcast anbieten?„